Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten ist Oleksii Zakharov, der unter der Firma ZakharovTattoo Oleksii Zakharov ein Gewerbe betreibt, Aleja Wincentego Witosa 31/7, 00-710 Warszawa, Polen, NIP 5273091010, REGON 527303209 (der Verantwortliche oder das Studio). Das Studio Sagma Tattoo Gallery empfängt Kunden unter der Adresse Aleja Wincentego Witosa 31/7, 00-710 Warszawa.

Kontakt in Datenschutzangelegenheiten: sagma.tattoo.gallery@gmail.com oder per Post an die Adresse des Verantwortlichen.

Diese Erklärung gilt für die Website sagmatattoogallery.com (die Website), das Kundenkonto auf der Website und die Daten, die Sie dem Studio bei der Terminvereinbarung und beim Tätowieren übermitteln.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Wir verarbeiten Daten, die Sie selbst angeben, insbesondere:

• Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und bevorzugte Kontaktsprache;
• Inhalt der Anfrage, gewählter Stil, Körperstelle, Wunschtermin und Wunschkünstler;
• Daten des Kundenkontos: E-Mail-Adresse, Passwort als kryptografischer Hash, gespeicherte Entwürfe, Lieblingsarbeiten und Anfrageverlauf;
• hochgeladene Dateien: Skizzen, Referenzfotos, Fotos der Körperstelle, Ergebnisse der Tattoo-Anprobe und Heilungsfotos;
• Daten aus den Formularen vor dem Termin: Gesundheitsfragebogen, Einwilligung in den Eingriff und Erklärungen, Einwilligung in die Nutzung des Bildnisses sowie die PESEL-Nummer, falls Sie sie angeben;
• Daten im Zusammenhang mit Geschenkkarten und dem Programm „Freunde werben“: Name auf der Karte, Empfehlungscode, wer wen geworben hat und welcher Rabatt gilt;
• für Abrechnungen und Buchhaltungsunterlagen erforderliche Daten;
• Nachrichten im Online-Chat auf der Website und die Daten, die Sie dort hinterlassen (Name, Telefon, E-Mail), sowie die Sprache der Website und die Seite, von der aus Sie geschrieben haben.

Technische Daten werden automatisch in Serverprotokollen erfasst: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Seitenadresse und Browsertyp. Besuchsstatistiken erheben wir nur mit Ihrer Einwilligung — siehe Abschnitt 10.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Beantwortung von Anfragen, Terminvereinbarung und Kontakt zum Termin — Maßnahmen auf Ihre Anfrage vor Vertragsschluss (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Durchführung des Tattoos und Dokumentation der Leistung — Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Führung des Kundenkontos: Entwürfe, Anprobe, Lieblingsarbeiten, aus dem Konto gesendete Anfragen — Erfüllung des Vertrags über elektronisch erbrachte Dienste gemäß den Nutzungsbedingungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Antworten im Online-Chat, auch durch den KI-Assistenten — Maßnahmen auf Ihre Anfrage vor Vertragsschluss (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Übersetzung Ihrer Nachrichten für den Manager und eine kurze Zusammenfassung des Gesprächs — berechtigtes Interesse des Verantwortlichen an einer schnellen und genauen Antwort (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Gesundheitsfragebogen und Fotos, aus denen sich Gesundheitsinformationen ergeben können (z. B. Fotos der Haut während der Heilung) — Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
• Nutzung Ihres Bildnisses und von Tattoo-Fotos im Portfolio und in den sozialen Medien des Studios — Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 81 des polnischen Urheberrechtsgesetzes).
• Geschenkkarten und das Programm „Freunde werben“ — Vertragserfüllung gemäß den Nutzungsbedingungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Newsletter und Informationen über das Angebot des Studios per E-Mail — Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), erteilt gemäß dem polnischen Gesetz über elektronische Kommunikation.
• Besuchsstatistiken und Messung der Werbewirksamkeit — Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), siehe Abschnitt 10.
• Abspielen der YouTube-Videos des Studios — Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), erteilt durch einen Klick auf die Wiedergabeschaltfläche.
• Anzeige der Anfahrtskarte von Google Maps — berechtigtes Interesse des Verantwortlichen, den Weg zum Studio zu zeigen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Speicherung von Cookie-Einwilligungen — Nachweis der erteilten Einwilligung, rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO).
• Buchhaltung und Steuern — rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Sicherheit der Website, Serverprotokolle, Aktivitätsprotokoll in den Verwaltungsbereichen des Studios, Anzeige von Bewertungen aus dem Google-Profil des Studios sowie Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen — berechtigtes Interesse des Verantwortlichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Gesundheitsdaten

Der Gesundheitsfragebogen und Fotos der Haut, die während der Heilung gesendet werden, können Gesundheitsdaten enthalten (Art. 9 DSGVO). Daher gilt:

• wir verarbeiten sie nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können;
• den Fragebogen speichern wir verschlüsselt (AES-256-GCM); der Schlüssel wird nicht in der Datenbank gespeichert;
• die von Ihnen gesendeten Fotos sind nicht öffentlich: Sie sehen sie selbst, ebenso befugte Personen im Studio nach der Anmeldung;
• Zugriff auf den Fragebogen haben die Inhaberin bzw. der Inhaber des Studios, der Manager und der Künstler, der Ihre Sitzung durchführt;
• den Fragebogen löschen wir automatisch drei Jahre nach dem Ausfüllen.

Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Ohne Gesundheitsfragebogen führt das Studio kein Tattoo durch.

5. Empfänger der Daten

Daten erhalten nur Stellen, die uns beim Betrieb des Studios und der Website unterstützen — auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen oder als eigenständige Verantwortliche:

• befugte Mitarbeiter und Partner des Studios (Manager, Künstler) — im für Ihr Anliegen erforderlichen Umfang;
• der Anbieter des Servers, auf dem die Website, die Datenbank und deren Sicherungskopien laufen (Server in Deutschland);
• Cloudflare — Auslieferung des Datenverkehrs an die Website, Schutz vor Angriffen und Cloudflare Turnstile bei Anmeldung und Registrierung (Prüfung anhand technischer Browserdaten, ob ein Mensch das Formular sendet);
• der Anbieter des E-Mail-Versanddienstes — E-Mails zum Konto, Benachrichtigungen und Newsletter;
• OpenRouter, Inc. (USA) und der Anbieter des Sprachmodells, den OpenRouter ausschließlich unter Anbietern ohne Speicherung von Anfragen auswählt — Antworten des KI-Assistenten im Online-Chat, Übersetzung von Nachrichten für den Manager und Zusammenfassung des Gesprächs. Die Nachrichten werden nicht zum Training von Modellen verwendet;
• Google — Anfahrtskarte (IP-Adresse des Geräts, ohne Cookies), YouTube-Videos (nach Klick auf die Wiedergabe), Anmeldung mit Google (falls Sie sie nutzen), Google Analytics und Google Ads (mit Ihrer Einwilligung) sowie Bewertungen aus dem Profil des Studios in Google Maps;
• Meta Platforms Ireland Limited (Facebook, Instagram) — Messung der Werbewirksamkeit des Studios und Anpassung von Werbung (mit Ihrer Einwilligung). Hinsichtlich der Erhebung und Übermittlung von Daten durch das Meta-Pixel sind das Studio und Meta gemeinsam Verantwortliche gemäß dem Meta-Zusatz für Verantwortliche; für die weitere Verarbeitung ist Meta verantwortlich (facebook.com/privacy/policy);
• Stellen, die für das Studio Buchhaltungsleistungen erbringen — hinsichtlich der Buchhaltungsunterlagen;
• gesetzlich befugte Stellen.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

6. Übermittlung außerhalb des EWR

Die Website und die Datenbank laufen auf einem Server in der Europäischen Union. Einige Anbieter (Google, Meta, Cloudflare, OpenRouter) können Daten auch in den Vereinigten Staaten verarbeiten. Dies erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (EU-US Data Privacy Framework) — für davon erfasste Stellen — oder von der Europäischen Kommission genehmigter Standardvertragsklauseln. Informationen über die angewandten Garantien erhalten Sie auf Anfrage an die Adresse in Abschnitt 1.

7. Wie lange wir Daten speichern

• Kundenkonto, gespeicherte Entwürfe und Lieblingsarbeiten — bis Sie das Konto löschen; Entwürfe und Dateien können Sie auch einzeln löschen.
• Anfragen — 24 Monate nach dem letzten Kontakt in der Sache, sofern sie nicht Teil der Leistungsdokumentation geworden sind.
• Gespräche im Online-Chat — 12 Monate nach der letzten Nachricht, danach automatische Löschung; früher — auf Ihren Wunsch oder zusammen mit dem Konto.
• Gesundheitsfragebogen — 3 Jahre nach dem Ausfüllen, danach automatische Löschung.
• Unterzeichnete Einwilligungen, Erklärungen und Leistungsdokumentation — bis zum Ablauf der Verjährungsfristen; nach Löschung des Kontos sind sie nicht mehr mit ihm verknüpft.
• Buchhaltungsunterlagen — 5 Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Steuerzahlungsfrist abgelaufen ist.
• Einwilligung in den Newsletter — bis zu ihrem Widerruf. Nach der Abmeldung speichern wir nur Ihre E-Mail-Adresse auf einer Sperrliste, damit wir Ihnen keine weiteren E-Mails senden.
• Besuchsstatistiken auf unserem Server — 12 Monate; Daten in Google Analytics — 14 Monate.
• Nachweise von Cookie-Einwilligungen — 24 Monate.
• Serverprotokolle — bis zu 12 Monate.
• Für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderliche Daten — bis zum Ablauf der Verjährungsfristen.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre Daten und Erhalt einer Kopie;
• Berichtigung Ihrer Daten;
• Löschung Ihrer Daten — in den gesetzlich vorgesehenen Fällen;
• Einschränkung der Verarbeitung;
• Datenübertragbarkeit;
• Widerspruch gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung;
• jederzeitigen Widerruf der Einwilligung — ohne Auswirkung auf die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung;
• Beschwerde beim Präsidenten des polnischen Datenschutzamts (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Einige Rechte können Sie selbst im Kundenkonto ausüben: Daten ändern, die Newsletter-Einwilligung widerrufen und das Konto löschen. Sonstige Anträge senden Sie an sagma.tattoo.gallery@gmail.com oder per Post an die Adresse des Verantwortlichen. Wir antworten innerhalb eines Monats.

9. Müssen Sie Daten angeben?

Die Angabe von Daten ist freiwillig. Ohne die zur Beantwortung einer Anfrage oder zur Erbringung der Leistung erforderlichen Daten können wir Ihr Anliegen nicht bearbeiten oder keinen Vertrag schließen. Ohne Gesundheitsfragebogen führt das Studio kein Tattoo durch.

10. Cookies, Statistik und Werbung

Die vollständige Liste der Cookies mit Speicherdauer und Zweck finden Sie auf der Seite Cookies. Kurz gefasst:

• notwendig — Anmeldung, Sprache, Einwilligungseinstellungen, Chat und Sicherheit — keine Einwilligung erforderlich;
• funktional — Abspielen von YouTube-Videos — nach einem Klick auf die Wiedergabeschaltfläche;
• Analyse — unser eigener Besucherzähler und Google Analytics — nur mit Ihrer Einwilligung;
• Marketing — Messung der Werbewirksamkeit des Studios in Google Ads sowie auf Facebook und Instagram (Meta-Pixel) und Anpassung von Werbung — nur mit Ihrer Einwilligung.

Wenn Sie in Marketing-Cookies einwilligen, können die Daten aus Ihrer Anfrage (E-Mail-Adresse und Telefonnummer) in verschlüsselter Form an Google übermittelt werden, um Conversions in Google Ads zu messen.

Wenn Sie in Marketing-Cookies einwilligen, können Informationen über Ihre Anfrage (die Tatsache des Absendens, die Seitenadresse, die IP-Adresse und Browserdaten sowie E-Mail-Adresse und Telefonnummer in verschlüsselter Form) von unserem Server an Meta übermittelt werden, um die Wirksamkeit von Werbung zu messen.

Die Anfahrtskarte von Google Maps wird ohne Einwilligung angezeigt: Sie speichert keine Daten auf Ihrem Gerät, und Google erhält die IP-Adresse des Geräts.

Unser Besucherzähler verwendet keine Cookies und speichert keine IP-Adressen. Er erfasst die besuchte Seite, das zum Zeitpunkt des Besuchs aus der IP-Adresse ermittelte Land, Gerätetyp, Browser und Betriebssystem, die Domain der verweisenden Website, Kampagnenkennzeichen (UTM) und die Verweildauer. Um eindeutige Besuche pro Tag zu zählen, verwenden wir einen Hashwert, der sich nicht mit Besuchen an anderen Tagen verknüpfen lässt und aus dem sich die IP-Adresse nicht rekonstruieren lässt.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über das Symbol unten links auf der Website oder auf der Seite Cookies ändern. Ein Global-Privacy-Control-Signal Ihres Browsers werten wir als Ablehnung von Analyse- und Marketing-Cookies.

11. Bewertungen

Auf der Website zeigen wir Bewertungen aus dem Profil des Studios in Google Maps mit Namen und Foto der Verfasser an — so, wie sie bei Google öffentlich sichtbar sind. Das Studio prüft nicht, ob die Verfasser seine Leistungen in Anspruch genommen haben. Wenn wir Ihre Bewertung nicht mehr auf der Website anzeigen sollen, schreiben Sie uns.

12. Profiling und automatisierte Entscheidungen

Ist der Manager nicht erreichbar, antwortet im Online-Chat der KI-Assistent; seine Antworten sind im Chat gekennzeichnet. Er beantwortet Fragen ausschließlich anhand von Informationen der Website und übergibt das Gespräch an den Manager — alle Vereinbarungen und Entscheidungen trifft ein Mensch. Wir treffen keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Wenn Sie in Marketing einwilligen, können Google und Meta Ihnen angezeigte Werbung des Studios auf Grundlage Ihrer Besuche der Website anpassen.

13. Sicherheit

Wir setzen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein: verschlüsselte Verbindung (HTTPS), Passwörter ausschließlich als Hash, Verschlüsselung der Gesundheitsfragebögen, Kundenfotos nur nach Anmeldung abrufbar, zweistufige Anmeldung in den Verwaltungsbereichen des Studios, eingeschränkter Datenzugriff, Aktivitätsprotokoll in den Verwaltungsbereichen und regelmäßige Sicherungskopien. Wir passen diese Maßnahmen dem Stand der Technik an.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung ändern, etwa aufgrund geänderter Gesetze oder einer geänderten Funktionsweise der Website. Jede Änderung wird mit Datum auf der Website veröffentlicht.

Stand: 27. Oktober 2026.